Před cestou:
-
Zaměstnanec před výjezdem do zahraničí odevzdá na zahraničním oddělení fakulty vyplněnou první stranu formuláře „Zahraniční cestovní příkaz“ včetně uvedení čísla pracoviště, činnosti a zakázky - tzv. „vláčku“, z něhož bude cesta hrazena.
-
Zaměstnanec uvede částku zálohy, pokud ji požaduje.
-
Tuto první stranu zahraničního cestovního příkazu musí zaměstnanec odevzdat na zahraničních oddělení podepsanou svým nadřízeným, který cestu schválil.
-
Doktorandi doplní první stranu cestovního příkazu kopií Dohody o provedení práce.
-
Zaměstnanec odevzdá na zahraničním oddělení fakulty vyplněnou první stranu formuláře „Zahraniční cestovní příkaz“ s podpisem svého nadřízeného, který cestu schválil také před odjezdem do zahraničí v rámci programu ERASMUS + - STA výukový pobyt pedagogů a STT školení zaměstnanců !!
-
Pokud k zahraniční pracovní cestě bude použito soukromé osobní vozidlo, je třeba k zahraničnímu cestovnímu příkazu přiložit také schválenou a podepsanou (zaměstnanec a nadřízený) „Žádost o povolení silničního motorového vozidla k pracovní cestě“ – - viz Tuzemský cestovní příkaz.
-
Pokud zaměstnanec žádá o zálohu na zahraniční pracovní cestu, zahraniční oddělení na základě zahraničního cestovního příkazu zadá cestu do systému Magion, kde bude současně k záloze přiřazen kurz, kterým se po ukončení cesty bude cesta vyúčtovávat, přidělí jí evidenční číslo a ponechá si cestovní příkaz ve své evidenci;
-
Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci při zahraniční cestě zálohu v cizí měně v rozsahu a ve výši podle předpokládané doby trvání a podmínek zahraniční pracovní cesty, pokud o ni zaměstnanec požádá;
-
Zaměstnanec si tuto zálohu vyzvedne v pokladně SIC před odjezdem na zahraniční cestu;
Po návratu:
-
Po návratu ze zahraniční pracovní cesty si zaměstnanec vyzvedne svůj cestovní příkaz na zahraničním oddělení a provede vyúčtování;
-
V tabulce A – Tuzemské a zahraniční stravné vyplní alespoň údaje týkající se zahájení a ukončení cesty: tj. datum odjezdu, místo nástupu cesty, datum příjezdu zpět (konec cesty) a místo ukončení cesty, a dále !!! :
-
Položka Od = čas odjezdu z domova, položka Do = čas překročení hranice z ČR nebo odlet letadla (musí souhlasit s údajem na letence)
-
Totéž zpět: Položka Od = čas překročení hranice do ČR nebo přílet letadla (dle letenky), Položka Do = příjezd domů !!!
-
Na straně 2 zahraničního cestovního příkazu dále vyplní Tabulku 2 – tzn. v levé části tabulky uvede a očísluje všechny doklady v Kč včetně částek a popisu, vpravo totéž doklady v cizí měně.
-
Na stránku A4, nalepí, očísluje a popíše všechny doklady, tj. doklady o ubytování, letenky, palubní lístky, jízdenky a případné další doklady;
-
Při použití soukromého vozidla vyplní také třetí stranu cestovního příkazu a podepíše ji.
-
Kompletně vyplněný zahraniční cestovní příkaz zaměstnanec podepíše také na straně 2, zajistí podpis svého nadřízeného, který jeho vyúčtování schválí, a cestovní příkaz odevzdá na zahraničním oddělení FLD nejpozději do 10 dnů od ukončení zahraniční pracovní cesty;
-
Zahraniční oddělení cestovní příkaz zkontroluje, provede vyúčtování v systému Magion a předá cestovní příkaz se všemi náležitostmi a doklady do finanční účtárny;
-
Pokud je zahraniční cesta hrazena z fakultních zdrojů, dodá zaměstnanec současně s vyúčtováním také Zprávu ze zahraniční cesty ve 2 originálech, podepsanou vedoucím katedry a děkanem fakulty;
-
Po zaúčtování cestovního příkazu účtárnou zaměstnanec vrátí zbývající zálohu v zahraniční měně, kterou v pokladně před začátkem cesty dostal;
-
Pokud tak neučiní do 10 dnů od vyúčtování zahraniční cesty finanční účtárnou, bude mu tato částka přepočtená na koruny odečtena ze mzdy.
Každý zaměstnanec musí mít vlastní cestovní příkaz a své vlastní doklady a účty!
Žádáme všechny pracovníky FLD o dodržování výše uvedených pravidel v zájmu bezchybného a včasného vyúčtování zahraničních cest.
Žádáme všechny pracovníky FLD o dodržování výše uvedených pravidel v zájmu bezchybného a včasného vyúčtování zahraničních cest.